Reconciliatie
weDEAL heeft haar processen afgestemd op uw administratie. Beter dan de banken helpt weDEAL het reconciliatie proces te vereenvoudigen*.
Een toelichting waarbij het de orders, de administratie en het uitbetalingsproces op elkaar zijn afgestemd:
a) Uw eigen orderdatabase (transactie niveau)
U ontvangt via het internet iDEAL-transacties. Deze zijn online/realtime en u kunt de produkten daarom direct leveren aan uw klanten. In uw eigen orderdatabase staan deze orders en iDEAL-betalingen op transactie niveau vermeld, incl. uw eigen ordernummers.
Periodiek (bijv. dagelijks) kunt u per transactie (afhankelijk van administratieve opzet) alvast inboeken:
| 1.. | Nog te ontv. bedragen iDEAL | € 940,10 | |
| a/8.. | Omzet produkt A | € 940,10 | |
| 1.. | Nog te ontv. bedragen iDEAL | € 2.130,10 | |
| a/8.. | Omzet produkt B | € 2.130,10 | |
| 1.. | Nog te ontv. bedragen iDEAL | € 642,60 | |
| a/8.. | Omzet produkt B | € 642,60 | |
| 1.. | Nog te ontv. bedragen iDEAL | € 731,85 | |
| a/8.. | Omzet produkt C | € 731,85 |
U weet op dit moment nog niet in welk batchnummer de uitbetaling van de orders gaat plaatsvinden. Dat hoeft ook niet; zie het verdere proces.
b) E-mail informatie (batch & transactie niveau)
Afhankelijk van uw weDEAL-condities ontvangt u per email de aankondiging van de uitbetaling.
1) Al in de ’onderwerp’-regel staat het Batch-ID en de betreffende periode (u hoeft de email niet eens te openen)
2) In de body wordt meer uitbetalingsinformatie gegeven inclusief verantwoording van de kosten (in mindering op het uitbetalingbedrag.)
Periodiek (bijv. dagelijks) kunt u per transactie (afhankelijk van administratieve opzet) alvast inboeken:
| 4.. | Kosten iDEAL (weDEAL) | € 1,87 | |
| a/1.. | Nog te ontvangen bedragen iDEAL | € 1,87 |
3) In de bijlage van deze email worden de transacties getoond die in de betreffende batch worden uitbetaald, inclusief uw eigen ordernummers!
c) Bankafschrift van de uitbetaling
Periodiek (bijv. dagelijks) kunt u per transactie (afhankelijk van administratieve opzet) alvast inboeken:
| 4.. | Bank | € 2.312,68 | |
| a/1.. | Nog te ontvangen bedragen iDEAL | € 2.312,68 |
Uiteraard kiest u zelf uw inboekproces. Maar in elk geval ondersteunt weDEAL u in alle gevallen met de juiste informatie.
* De meeste banken betalen in batches uit maar kunt u vanaf het bankafschrift geen terugkoppeling maken naar de individuele transacties (bijv. omdat de bank uitbetaald o.v.v. een nikszeggend batch-id). Andere banken kunnen per iDEAL-transactie uitbetalen en krijgt u per regel uw eigen ordernummer terug. Maar daarbij geldt weer dat u per regel op uw bankafschrift extra kosten maakt. Voor grote aantallen iDEAL-transacties per dag is uitbetalen ’per transactie’ daardoor ook geen optie. Bij ’per transactie uitbetalen’ ziet u uw eigen ordernummers alleen mits deze kleiner of gelijk aan 16 posities is en geen vreemde tekens bevat (kan iDEAL-infrastructuur niet tegen...).